Arrêtez d’utiliser Excel, disent les directeurs financiers à leur personnel

(Last Updated On: 20 janvier 2018)

Est-il possible de se passer d’Excel pour l’analyse et le reporting financier ?

Selon un article récent paru dans le Wall Street Journal, Excel est résumé comme un logiciel de tableur omniprésent qui a révolutionné la comptabilité, mais qui n’a pas suivi les transformations de la finance d’entreprise, selon certains CFO.

« Les directeurs financiers d’entreprises américaines (P.F. Chang’s China Bistro Inc., ABM Industries Inc., ABM, etc.) poursuivent un effort similaire pour réduire le temps passé par leurs équipes financières dans l’utilisation d’Excel pour la planification financière, l’analyse et le reporting. »

« Excel n’a tout simplement pas été conçu pour faire l’important travail de transformation dont les entreprises ont besoin de faire dans les services financiers », a déclaré Paul Hammerman, analyste des applications commerciales chez Forrester Research Inc.

Les problèmes souvent évoqués avec l’utilisation d’Excel sont :

  • Collaboration : les anciennes versions d’Excel ne permettent pas à plusieurs utilisateurs de collaborer sur un même document en même temps
  • Limite de taille des données : il y a une limite sur le volume de données maximum que peut contenir un document, et quand bien même cette limite n’est pas atteinte, plus il y a de données, plus cela ralentit les analyses
  • Interaction avec les systèmes d’information : des difficultés pour gérer les données peuvent survenir car Excel est séparé des autres systèmes d’information et n’est pas automatiquement mis à jour
  • Taux d’erreur élevé : par exemple « Un directeur financier demanderait : pouvez-vous me dire combien de prêts ont été remboursés et combien en avez-vous refinancés au dernier trimestre, vous confiez la même tâche à plusieurs équipes, et vous obtenez plusieurs réponses différentes

Des solutions alternatives plus efficaces ?

D’après l’article, certaines des entreprises citées se tournent vers de nouveaux logiciels (Anaplan, Workiva, Adaptive Insight,  etc.) à cause des problèmes évoqués plus haut.

Ces derniers se connectent automatiquement aux systèmes d’information existants comme SAP, et permettent d’agréger les données à plusieurs niveaux, analyser et synthétiser les données dans une plateforme collaborative commune et souvent sans formation additionnelle.

Le retour d’expérience semble très positif car il a permis à plusieurs entreprises de réduire les temps de production des reporting et gagner en fiabilité des données.

Du point de vue de Microsoft

« Excel a évolué pour mieux servir ses nombreux groupes de clients spécialisés, y compris dans la communauté financière », a déclaré Brian Jones, responsable de la stratégie produit de Microsoft. La dernière version permet à plusieurs utilisateurs de collaborer dans un même document. Plus de 100 millions de lignes de données sont permises et Excel est livré avec des outils automatisés  pour rechercher des tendances et suggérer des visualisations.

Par ailleurs, d’après une autre source, Microsoft Excel est sur le point de devenir beaucoup plus intelligent.

En effet, la prochaine version d’Excel, Excel 2019, intégrera de nouvelles fonctionnalités pour l’analyse et la visualisation de données :

  • Nouveaux types de données : Excel peut désormais reconnaître des types de données plus riches que les nombres et le texte. Par exemple, Excel pourra détecter automatiquement qu’une liste de noms est en effet une liste de noms d’entreprises ou une liste de villes, ce qui permet d’extraire des données boursières, ou de population, entre autres.
  • En outre, l’équipe Office lance également un nouvel outil intégré à Excel qui tentera automatiquement d’extraire les données les plus intéressantes d’une feuille de calcul et de les visualiser. « Insights », comme Microsoft l’appelle actuellement, est basé sur une fonctionnalité très similaire à l’outil de visualisation et d’analyse de données Power BI.

Vous continuerez à utiliser Excel pour les choses pour lesquelles vous n’avez pas de solution sur mesure, a ajouté Brian Jones.

Extraits de commentaires de lecteurs de l’article du Wall Street Journal

  • Despite all of the technology, human error reigns. Excel doesn’t randomly create errors, people do. The same principle applies to commercial applications managed by IT. One key difference however is effective controls. IT managed systems have controls to mitigate the risks, end-user controlled applications (of which Excel is the most common) usually do not. Many companies (including my own) provide solutions that enable spreadsheet controls which lower the risk of errors, data loss and fraudulent tampering. End-user computing continues to proliferate because IT departments are either too slow, too expensive or non-existent. So when productivity suffers because of excessive spreadsheet usage to transform data, fix your data provisioning infrastructure. When risk is high because a spreadsheet is part of a critical business process, consider better controls. In either case, you don’t have to throw away your spreadsheets and start over from scratch.
  • Excel is still very powerful. But yes, it should be used for projects. Not day to day financial work.
  • Ask anyone who has implemented Anaplan, Adaptive, SAP etc and they will tell you that they are still using spreadsheets to support the processes in question. It’s very difficult for these proprietary solutions to handle highly complex and custom Excel models that accurately reflect how an organization does business.
  • Excel isn’t the problem, a lack of a database behind it is. Connect Excel to a excel-friendly database, problem solved
  • I’ve been saying for years that Excel as a data store is terrible, but Excel as a way to manipulate data stored « somewhere else » is still very powerful. Excel has had data connectors for years, and I agree that it’s not an either/or decision.

Alors on continue ou on arrête avec Excel ?

De mes propres observations et expériences, je pense en effet qu’Excel est bon dans l’analyse des données, la conception de tableaux de bords personnalisés, sa grande flexibilité d’utilisation et sa relative facilité de prise en main.

Cependant, ce n’est pas un logiciel conçu pour stocker et manipuler de très grandes quantités de données comme on rencontre souvent dans les grandes entreprises. Dès qu’on cherche à exploiter directement dans Excel des sources de données volumineuses on se heurte à des ralentissements et blocages.

Le problème ne vient pas tant d’Excel, mais des données en amont qui peuvent demander des retraitements préalables très fastidieux. En effet, Excel peut se connecter directement à des bases de données extérieures et éviter ainsi de stocker directement les données, et se mettre à jour par un simple clic. Cependant il n’est pas toujours possible d’automatiser les traitements effectués dans Excel ou alors il faudrait pouvoir les réaliser directement dans les bases de données.

Si les besoins de reporting sont récurrents et nécessitent toujours les mêmes opérations, facilement automatisables, sur de grandes quantités de données, alors je pense qu’on a tout intérêt à développer une solution IT dédiée.

Excel peut servir par ailleurs à créer des maquettes fonctionnelles, pour tester et valider des nouveaux reporting avant d’en confier le développement aux équipes IT.

En revanche, dès lors que l’on demande des analyses « one shot », des reportings sur mesure ou demandant des retraitements complexes difficilement automatisables ou qu’il n’y a pas de solution dédiée au problème, alors Excel est le plus adapté car le plus flexible à utiliser.

Enfin, je pense qu’Excel permet de se poser plus de questions car l’utilisateur manipule ses propres données, donnez une solution toute faite à un utilisateur et le risque est de perdre en analyse critique.

Quel est votre avis sur la question ? Pensez-vous qu’une utilisation excessive d’Excel dans vos process peut en ralentir l’efficacité et avez-vous testé d’autres solutions ? Vous pouvez répondre en commentaire.

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