Travaillez à plusieurs en même temps sur Excel

(Last Updated On: 20 janvier 2018)

Cet article présente comment collaborer simultanément sur un fichier Excel, mais cela requiert une nouvelle version d’Excel qui n’est pas encore disponible visiblement pour tout le monde. Alors j’ai décidé de vous présenter quand même comment partager un fichier Excel pour collaborer avec.

Mais d’abord, qu’est-ce que la collaboration simultanée sur un fichier et à quoi cela sert-il ? En images :

  • A gauche : c’est la méthode classique pour collaborer sur des fichiers Excel, chaque utilisateur travaille sur son propre fichier, puis le transmet à un collaborateur, qui le reprend et apporte des modifications, puis il transmet le fichier modifié à un autre utilisateur pour le modifier, etc… le fichier Excel passe de main en main pour être implémenté de modifications. Oui mais voilà, par expérience, on peut vite se retrouver avec des versions différentes du fichier pour peu que les échanges entre les utilisateurs soient un peu désorganisés ou s’il y a beaucoup d’allers-retours entre utilisateurs, et on peut rapidement perdre le fil des modifications apportées par chacun.
  • A droite : on a l’exemple d’une collaboration en ligne sur un fichier Excel, en utilisant la fonctionnalité de co-édition d’Excel 2016. Il n’y a qu’une version du fichier, stocké sur un espace partagé en ligne, et modifiable en temps réel par différents utilisateurs. Chacun peut voir les modifications des autres avec une couleur associée à chaque utilisateur (comme avec le mode révision dans Word).

Pré-requis pour la co-édition en temps réel

Avant tout, sachez que la fonctionnalité de co-édition de Excel 2016 ne fonctionne pour le moment qu’avec les versions d’Excel avec un abonnement Office 365.

  • Vous avez besoin d’un abonnement Office 365.
  • Vous devez installer la version la plus récente d’Office (celle que je n’ai pas…) et vous connecter à votre compte Office 365. A partir d’Excel, cliquez sur Fichier > Compte > Gérer le  compte pour accéder à votre compte.
  • Vous devez utiliser des fichiers .xlsx, .xlsm ou .xlsb. Si votre fichier n’utilise pas ce format, ouvrez-le, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > Parcourir > Type de fichier. Définissez le format .xlsx, .xlsm ou .xlsb.
  • Vous devez enregistrer votre classeur dans un emplacement cloud OneDrive, OneDrive Business ou SharePoint Online (inclut avec votre abonnement Office 365).

Oui je sais ça fait beaucoup de pré-requis… en somme si vous n’avez pas Office 365 il n’est apparemment pas possible de collaborer en ligne sur un fichier Excel… à moins que… Si c’est possible en utilisant Excel Online ! 😉

Partager un classeur Excel

Lorsque vous souhaitez collaborer avec d’autres personnes sur un classeur, il faut tout d’abord le partager. Pour cela, ouvrez-le fichier Excel depuis votre ordinateur, puis cliquez sur le bouton Partager dans l’angle supérieur droit de l’écran Excel.

Le volet Partage s’ouvre. Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager dans la zone de texte « Inviter des personnes ». Entrez plusieurs adresses, séparées par des virgules, si vous souhaitez partager le document avec plusieurs personnes.

Si vous êtes sur un réseau d’entreprise, vous pouvez cliquer sur l’icône du carnet d’adresses à droite de la boîte et choisir la ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager.

Puis, sélectionnez l’option Peut modifier pour autoriser les modifications des autres collaborateurs.

Enfin cliquez sur le bouton Partager, ceci enverra un e-mail à l’utilisateur avec un lien vers l’emplacement cloud du fichier.

  • Voici les étapes du partage en images :

  • Voici l’e-mail reçu par le collaborateur :

  • Voici le fichier Excel ouvert via Excel Online à l’aide du lien :

L’utilisateur a le choix d’ouvrir le fichier avec la version bureau d’Excel (option 1) ou bien avec Excel Online dans le navigateur internet (option 2).

L’option 1 n’est disponible que si vous êtes abonné(e) à Office 365, donc peut-être que vous n’aurez d’autre choix qu’ouvrir le fichier avec Excel Online sinon.

Aperçu du fichier après avoir sélectionné l’ouverture via Excel Online :

Vous savez désormais comment partager un fichier Excel avec vos collaborateurs, accessible par tous ceux que vous avez autorisé à voir ou modifier le fichier et depuis n’importe où dans le monde, à l’aide de la fonctionnalité de partage d’Excel.

Voilà pour la partie facile…

Collaborer sur un classeur Excel simultanément

Maintenant, c’est là que les choses se compliquent…

En effet, mon abonnement Office 365 n’est pas encore upgradé avec la dernière version permettant d’utiliser la co-édition. En effet, normalement je devrai avoir une icône comme ci-dessous permettant d’autoriser l’enregistrement automatique sur le serveur cloud, condition pour collaborer en temps réel sur le fichier 😕

Collaborer sur un classeur Excel Online

Idem, n’ayant visiblement pas la dernière version d’Excel via mon abonnement Office 365, la co-édition n’est pas encore disponible pour moi 🙁

Bon la fonctionnalité de partage est tout de même intéressante, surtout si vous n’avez pas de réseau d’entreprise ou un espace de partage dédié pour collaborer sur des fichiers.

Je tiendrai à jour cet article dès que l’option est activée sur mon compte pour vous présenter la fonctionnalité de co-édition simultanée d’Excel.

Et vous, avez-vous déjà essayé la fonction de collaboration simultanée offerte par cette version d’Excel ? Qu’en pensez-vous ? Vous pouvez répondre en commentaire.

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